Nalveniq (ci-après « nous ») accorde une attention particulière à la protection des données à caractère personnel des utilisateurs de notre boutique en ligne. La présente politique décrit les catégories de données susceptibles d’être traitées, les finalités poursuivies, les règles relatives aux cookies, les mesures de sécurité, les droits des personnes concernées ainsi que les modalités permettant de nous contacter.
1. Champ d’application
La présente politique s’applique aux données à caractère personnel recueillies ou traitées dans le cadre de la consultation de notre boutique en ligne, de la création ou du suivi d’une commande, du paiement, de la livraison, des demandes adressées à notre service client et des démarches liées aux retours ou remboursements.
Elle concerne les utilisateurs qui consultent notre boutique en ligne ainsi que les personnes qui nous communiquent volontairement des informations dans le cadre d’une commande ou d’une demande de service.
Les traitements sont réalisés conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données (RGPD) ainsi qu’aux dispositions françaises applicables en matière de protection des données personnelles.
2. Catégories de données collectées
Selon la situation, les données pouvant être traitées comprennent notamment les informations d’identification et de contact, telles que le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et l’adresse de livraison.
Des informations relatives à la commande peuvent également être enregistrées, notamment le numéro de commande, les produits concernés, le montant payé, l’état de la commande, les demandes de retour ou de remboursement ainsi que les échanges nécessaires au traitement du dossier.
Les informations techniques liées à la navigation peuvent également être traitées dans la mesure nécessaire au fonctionnement et à la sécurité de la boutique en ligne, notamment certaines données relatives à l’appareil, au navigateur, à l’adresse IP et aux événements techniques.
Les informations de paiement nécessaires à une transaction peuvent être transmises dans le cadre du traitement du paiement. Les données complètes de carte bancaire ne sont pas destinées à être conservées au-delà de ce qui est nécessaire à la réalisation et au suivi du paiement concerné.
3. Finalités du traitement
Les données personnelles peuvent être utilisées afin de traiter et suivre les commandes, confirmer les paiements, organiser la livraison, répondre aux demandes adressées au service client, traiter les retours, échanges et remboursements, prévenir les erreurs et assurer le suivi des opérations concernées.
Certaines informations peuvent également être utilisées afin de satisfaire aux obligations comptables, fiscales ou légales applicables, de gérer les demandes relatives aux droits prévus par le RGPD et de préserver la sécurité des systèmes et des informations traitées.
Les données sont recueillies dans la mesure nécessaire aux finalités concernées. Elles ne sont pas collectées avec pour objectif principal de constituer ou d’accumuler des informations personnelles sans lien avec le fonctionnement normal de la boutique en ligne. Le principe de minimisation des données implique que seules les informations pertinentes et nécessaires soient utilisées pour chaque finalité.
4. Gestion des cookies
Certains cookies ou autres traceurs peuvent être nécessaires au fonctionnement technique de la boutique en ligne, à la sécurité, à la conservation des préférences ou à la réalisation d’une fonctionnalité demandée par l’utilisateur.
Lorsque des cookies ou traceurs nécessitant un consentement sont utilisés, leur dépôt ou leur lecture intervient après l’expression d’un choix valable de l’utilisateur. Le refus doit pouvoir être exprimé de manière aussi simple que l’acceptation, et le choix peut être modifié ultérieurement.
Les préférences exprimées concernant les cookies peuvent être conservées pendant une durée appropriée afin d’éviter de solliciter à nouveau l’utilisateur à chaque page. La CNIL considère généralement qu’une conservation de ces choix pendant 6 mois constitue une bonne pratique, sous réserve du contexte du traitement.
La gestion des cookies permet notamment de distinguer les traceurs strictement nécessaires de ceux pour lesquels un consentement est requis. Les utilisateurs peuvent ainsi conserver un niveau de contrôle adapté à leurs préférences.
5. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données traitées et aux risques identifiés.
Ces mesures peuvent notamment comprendre le chiffrement des communications, des mécanismes de contrôle des accès, la limitation des autorisations, la surveillance des opérations sensibles ainsi que des procédures destinées à réduire les risques de perte, d’altération, de divulgation non autorisée ou d’accès illégitime.
Les informations utilisées dans le cadre du paiement bénéficient également de mesures de protection adaptées à leur nature.
En cas d’incident affectant des données personnelles, l’événement peut être documenté et évalué afin de déterminer les mesures appropriées. Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, elle doit être notifiée à l’autorité compétente dans les conditions et délais prévus par le RGPD, notamment dans un délai maximal de 72 heures lorsque cette notification est requise. En présence d’un risque élevé, les personnes concernées peuvent également devoir être informées dans les meilleurs délais.
6. Communication des données et transferts internationaux
Certaines données peuvent être communiquées, dans la mesure nécessaire aux finalités concernées, à des prestataires intervenant notamment dans le traitement des paiements, la préparation et l’acheminement des commandes, la gestion technique, l’assistance ou la conservation des informations.
Les catégories de données communiquées sont limitées à celles qui sont pertinentes pour la prestation concernée, par exemple les coordonnées et informations nécessaires à la livraison ou les éléments nécessaires à l’identification d’une transaction.
Des informations peuvent également être communiquées lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, répondre à une demande d’une autorité compétente ou permettre la constatation, l’exercice ou la défense de droits.
Lorsque des données personnelles doivent être transférées vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, le transfert est effectué conformément au chapitre V du RGPD au moyen du mécanisme légal approprié. Le Japon bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, de sorte qu’un transfert vers le Japon peut, lorsque le champ de cette décision est applicable, reposer sur cette base juridique. Pour les autres destinations, des garanties appropriées peuvent être mises en place conformément au RGPD.
Lorsque l’article 27 du RGPD impose la désignation d’un représentant dans l’Union européenne, les informations correspondantes doivent être rendues accessibles conformément aux exigences applicables.
7. Durée de conservation et gestion des incidents
Les données personnelles sont conservées pendant une durée correspondant à la finalité pour laquelle elles sont traitées, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsque leur conservation reste légalement nécessaire.
Les informations relatives aux commandes et à la facturation peuvent être conservées pendant la relation commerciale puis pendant la durée imposée par les obligations légales applicables. Lorsque des obligations comptables ou fiscales prévoient une durée déterminée, les données nécessaires peuvent être conservées pendant cette période. À titre d’exemple, certaines données comptables liées aux opérations commerciales peuvent relever d’une durée légale de conservation de 10 ans lorsqu’une telle obligation s’applique.
Les données utilisées pour traiter une demande de service, de retour ou de remboursement peuvent être conservées pendant la durée nécessaire au traitement du dossier et, lorsque cela est pertinent, pendant la période nécessaire à la gestion d’éventuelles réclamations ou obligations légales.
Les incidents de sécurité impliquant des données personnelles font l’objet d’une évaluation documentée. Lorsque la violation présente un risque pour les droits et libertés, les mesures de notification à la CNIL et, en cas de risque élevé, d’information des personnes concernées sont appliquées conformément au RGPD.
8. Droits des personnes concernées au titre du RGPD
Dans les conditions prévues par le RGPD, chaque personne concernée peut notamment demander l’accès aux données personnelles la concernant, leur rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes, leur effacement lorsque les conditions légales sont réunies, ainsi que la limitation du traitement dans les situations prévues par la réglementation.
Selon la nature du traitement, la personne concernée peut également exercer son droit d’opposition ou son droit à la portabilité des données. Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
Les demandes relatives aux droits peuvent être adressées à care@nalveniq.com. Afin de protéger les informations personnelles, des éléments permettant de vérifier l’identité du demandeur peuvent être sollicités lorsque cela est nécessaire.
Les demandes sont examinées dans les délais prévus par le RGPD. Lorsque le traitement de la demande l’exige, des précisions complémentaires peuvent être demandées afin de déterminer précisément les données ou opérations concernées.
Toute personne dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), dans les conditions prévues par la réglementation française et européenne.
9. Bases juridiques des traitements
Selon leur finalité, les traitements peuvent reposer notamment sur l’exécution ou la préparation d’un contrat, le respect d’une obligation légale, le consentement de la personne concernée ou l’intérêt légitime poursuivi dans le respect des droits et intérêts des personnes.
La gestion d’une commande, de son paiement, de sa livraison ou d’une demande de service peut être fondée sur la nécessité d’exécuter le contrat ou de prendre des mesures précontractuelles à la demande de l’utilisateur.
La conservation de certaines informations lorsque la loi l’impose peut reposer sur une obligation légale.
Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci est recueilli selon les conditions prévues par le RGPD et peut être retiré ultérieurement. Lorsqu’un traitement repose sur l’intérêt légitime, cet intérêt est mis en balance avec les droits et libertés des personnes concernées.
10. Principes concernant la collecte et l’utilisation des informations personnelles
Les coordonnées de contact des utilisateurs ne sont pas destinées à être vendues à des fins commerciales.
Les photographies, images ou autres contenus personnels transmis par un utilisateur ne sont pas destinés à être utilisés à des fins publicitaires sans le consentement requis ou sans autre fondement juridique permettant une telle utilisation.
Notre boutique en ligne n’a pas pour finalité principale de collecter des informations personnelles. Les informations demandées sont liées aux besoins de fonctionnement, de traitement des commandes, de paiement, de livraison, d’assistance, de sécurité ou au respect des obligations applicables.
Les éventuels avantages gratuits destinés aux utilisateurs ne sont envisagés que lorsqu’ils accompagnent l’achat d’un produit ou lorsqu’ils s’inscrivent dans une campagne de communication commerciale dont l’objectif principal n’est pas la collecte de données personnelles.
Les informations demandées lors d’une commande ou d’une demande de service doivent rester pertinentes et proportionnées à l’objectif poursuivi. Lorsqu’une donnée n’est pas nécessaire à la réalisation de la finalité concernée, sa collecte n’est pas présentée comme une condition générale de consultation ou d’utilisation de la boutique en ligne.
Les dispositions mentionnées dans la présente politique sont appliquées en tenant compte du territoire auquel les services sont proposés et des règles de protection des données qui y sont applicables. Les informations de contact publiées dans cette politique correspondent aux coordonnées utilisées pour les demandes relatives à la protection des données et au service client.
11. Nous contacter
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, à l’exercice des droits ou au contenu de la présente politique, notre service peut être contacté aux coordonnées suivantes :
Service international / Entrepôt de retours
Adresse de contact : 27-16 Maezawa Ozawaguchi, Ōshū, Iwate 029-4205, Japon
E-mail du service client : care@nalveniq.com
Téléphone du service client : +81 70-8426-5937
Heures d’ouverture : du lundi au vendredi, de 09:00 à 12:30 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale).
12. Mise à jour de la politique
La présente politique peut être modifiée lorsque cela est nécessaire afin de tenir compte de l’évolution de nos pratiques de traitement, des fonctionnalités de la boutique en ligne ou des exigences légales et réglementaires applicables.
Lorsqu’une modification importante affecte les droits ou les modalités de traitement des personnes concernées, une information adaptée peut être mise à disposition avant ou au moment de l’entrée en application de la modification.
La version publiée sur cette page constitue la version applicable à compter de sa date de mise à jour.